Kế hoạch sản xuất vượt qua được sự cố thứ Hai

Vào bảy giờ sáng, kế hoạch sản xuất trông có vẻ khả thi. Các ca làm việc đều đủ người, các dây chuyền đã được xếp việc, và thứ tự sản xuất trải ra như một ngày quang đãng phía trước. Giữa ca, một máy ngừng hoạt động và một ca làm việc bị hủy. Kế hoạch sản xuất vừa cam kết một giờ trước bị bỏ rơi, và người lập kế hoạch bắt đầu lại từ đầu.

Phản xạ tự nhiên là coi việc lập lại kế hoạch như thời tiết, một điều phiền toái bên ngoài mà người lập kế hoạch phải hứng chịu, chứ không phải một thuộc tính của bản thân kế hoạch sản xuất. Nhưng một kế hoạch sản xuất không thể trụ nổi qua một ngày bình thường không phải vì xui xẻo. Sự ổn định không phải là may rủi hay tâm trạng. Nó là một chỉ số, và nó phải được tạo dựng.

Cái giá vận hành của những kế hoạch sản xuất bất ổn

Khi sự ổn định chỉ là một ý nghĩ phụ sau cùng, các kế hoạch sản xuất trở thành những tài liệu chóng lỗi thời. Các đội ngũ ngừng dự liệu trước và dành thời gian xử lý các việc gấp; mỗi sự gián đoạn tiêu tốn công sức phục hồi cả về thời gian lẫn năng lực nhàn rỗi; và lòng tin bị bào mòn cho đến khi người vận hành bắt đầu tự đưa ra các quyết định song song và kế hoạch sản xuất không còn là một cam kết nữa.

Không có gì trong số này là xa lạ. Đó là chất liệu thường nhật của một nhà máy nơi kế hoạch sản xuất bị đối xử như một bản nháp. "Kế hoạch sản xuất chỉ là điểm khởi đầu. Chúng ta sẽ điều chỉnh" nghe có vẻ thực dụng, nhưng nó biến việc lập kế hoạch thành công cuộc chữa cháy liên miên. Người lập kế hoạch lúc nào cũng đang chữa cháy, không bao giờ dẫn dắt.

Sự ổn định là một chỉ số hiệu suất vận hành

Các nhà máy vốn đã đo lường nhóm kết quả này. Mức tuân thủ kế hoạch sản xuất, tỷ lệ các công việc được hoàn thành đúng như đã lập kế hoạch trong một kỳ, là một chỉ số hiệu suất chính đã được thiết lập, với các khía cạnh về số lượng, thời điểm và thứ tự. Nó hoạt động như một chỉ số dẫn dắt: nó nói về việc thực thi của tuần tới nhiều hơn là về kết quả giao hàng của tháng trước.

Các tài liệu học thuật về lập kế hoạch sản xuất đi xa hơn, định lượng sự ổn định như độ lệch giữa thời điểm bắt đầu theo kế hoạch và thời điểm bắt đầu thực tế, đồng thời nghiên cứu nó như một mục tiêu tường minh bên cạnh hiệu quả. Các phương pháp coi sự ổn định như một thuộc tính vận hành có thể đo lường và quản lý đã tồn tại. Điều còn thiếu là niềm tin rằng một kế hoạch sản xuất phải tạo dựng được sự ổn định của chính nó, thay vì chỉ đơn giản đòi hỏi sự ổn định từ nhà máy.

Sự ổn định không phải là sự cứng nhắc

Một kế hoạch sản xuất ổn định không phải là một kế hoạch sản xuất đóng băng. Nó hấp thụ thay đổi một cách có kiểm soát. Từ vựng đã có sẵn: một cửa sổ cố định ở gần hạn bảo vệ chân trời kế hoạch đã cam kết trong khi chân trời phía ngoài vẫn có thể xem xét lại; lập lại kế hoạch theo sự kiện (event-driven rescheduling) sẽ tái lập kế hoạch khi một sự gián đoạn khiến kế hoạch sản xuất hiện tại không còn khả thi; các phương pháp khớp nối (match-up) chỉ lập lại kế hoạch cho vùng bị gián đoạn và nối phần còn lại trở lại với nhau. Đây là những chính sách vận hành của nhà máy, không phải tính năng của Schantt: Schantt không có cài đặt chân trời cố định, không có cơ chế kích hoạt tự động khi gián đoạn, và không có chức năng lập lại kế hoạch từng phần hay theo khu vực. Phản ứng với một sự gián đoạn là một lần chạy lại toàn bộ, do người lập kế hoạch kích hoạt.

Tần suất lập lại kế hoạch tự thân là một quyết định có thể điều chỉnh với những đánh đổi đã được đo lường; lập lại thường xuyên hơn không tự động là tốt hơn. Và sự ổn định có một sự đánh đổi thực sự: đóng băng gần hạn đánh đổi khả năng phản ứng lấy sự ổn định thực thi. Đó chính là điểm mấu chốt về quản trị. Một nhà máy chọn mức độ ổn định mà mình muốn và chấp nhận sự đánh đổi, thay vì hy vọng vào một kế hoạch sản xuất không bao giờ thay đổi. Chạy lại kế hoạch sản xuất khi có một khoảng thời gian ngừng máy mới, một ngoại lệ lịch làm việc, hoặc một thay đổi theo mùa trong lịch làm việc là quy trình làm việc bình thường, không phải thất bại.

Sự ổn định được tạo dựng như thế nào: xây kế hoạch sản xuất trên thực tế được mô hình hóa

Một kế hoạch sản xuất đứng vững khi các giả định của nó khớp với nhà máy. Một máy không thể làm hai việc cùng lúc, vì vậy năng lực là hữu hạn. Giờ làm việc đến từ các ca làm việc và lịch làm việc, với các ngày nghỉ, tăng ca và các thay đổi ca một lần được ghi đè vào các cửa sổ làm việc. Thời gian ngừng máy đã biết được trừ khỏi năng lực trước khi lập kế hoạch. Các thời gian chuyển đổi phụ thuộc thứ tự được tính gộp vào thời điểm của mọi công việc diễn ra sau chúng.

Đây chính là nơi kế hoạch sản xuất tạo dựng sự ổn định của mình: từ thực tế được mô hình hóa, không phải từ sự lạc quan. Các cơ chế được Schantt tài liệu hóa chính là biểu hiện cụ thể. Kế hoạch sản xuất được xây dựng từ những cửa sổ làm việc đã được mô hình hóa đó, và các hoạt động của máy chỉ tiến triển theo thời gian làm việc. Chế độ Semi-Auto giữ nguyên chính xác thứ tự sản xuất cố định của người lập kế hoạch trong khi tối ưu hóa việc phân máy (machine assignment) trong phạm vi đó: người lập kế hoạch cam kết thứ tự, và hệ thống tạo dựng thời điểm xung quanh nó. Ngược lại, chế độ Auto để thứ tự và việc phân máy cho thuật toán. Chế độ Manual cho phép người lập kế hoạch soạn thảo và xác thực một kế hoạch sản xuất đã cam kết dựa trên lộ trình, tính tương thích của máy, các quy tắc vị trí (mỗi công việc nằm ở đâu trong thứ tự) và các ràng buộc lịch làm việc, không chạy thuật toán và kế hoạch sản xuất được lưu đúng như khi nhập vào. Kế hoạch sản xuất được lưu trữ mang theo thời điểm tính theo lịch làm việc đó, vì vậy thời điểm mà nhà máy cam kết tôn trọng giờ làm việc, thời gian ngừng máy và các thời gian chuyển đổi mà nhà máy đã mô hình hóa. Trên các đường dẫn thuật toán, thời điểm đó phản ánh ma trận chuyển đổi đã được cấu hình; trong chế độ Manual, thời điểm bắt đầu và kết thúc do người lập kế hoạch nhập sẽ mang theo các thời gian chuyển đổi.

Một lưu ý: việc neo vào thực tế chỉ có ích khi mô hình được duy trì. Một kế hoạch sản xuất được xây trên dữ liệu chủ (master data) kiểu truyền miệng là một kế hoạch ổn định nhưng sai một cách tự tin.

Điều một kế hoạch sản xuất có thể hứa hẹn một cách trung thực

Đo lường mức tuân thủ, so sánh sản lượng thực tế với kế hoạch sản xuất, là việc tự làm của nhà máy, được thực hiện trên dữ liệu sàn xưởng của chính mình. Schantt không thu thập dữ liệu sàn xưởng, và nó không theo dõi điểm tuân thủ hay điểm ổn định. Điều kế hoạch sản xuất có thể hứa hẹn là thời điểm trung thực: bởi vì nó được xây dựng từ năng lực và lịch làm việc đã được mô hình hóa, các con số mà nhà máy đo theo vốn đã thực tế ngay từ đầu.

Việc neo vào thực tế không đảm bảo kỷ luật thực thi. Mức tuân thủ thấp nghĩa là hoặc các kế hoạch sản xuất không thực tế, hoặc việc thực thi thiếu kỷ luật, hoặc cả hai. Tuyên bố ở đây là về việc tạo dựng sự ổn định ngay từ thiết kế, không phải áp đặt nó.

Bài học rút ra: hãy đánh giá kế hoạch sản xuất bạn đang mua

Mọi công cụ lập kế hoạch đều tạo ra một kế hoạch sản xuất. Sự khác biệt nằm ở chỗ liệu kế hoạch sản xuất có được xây trên năng lực thực tế, lịch làm việc và các thời gian chuyển đổi của nhà máy hay không, và liệu nhà máy có giữ cho mô hình trung thực hay không.

Tiếp theo là ba câu hỏi quản trị. Bao nhiêu phần của kế hoạch sản xuất là một quyết định có chủ đích (một thứ tự đã cam kết) so với phần được hệ thống tối ưu hóa? Nhà máy phản ứng với sự gián đoạn như thế nào, với kỷ luật chạy lại đã mô tả ở trên? Và nhà máy tự đo lường điều gì ở phía mình: khía cạnh tuân thủ nào là quan trọng (số lượng, thời điểm hay thứ tự), và dữ liệu chủ (master data) được duy trì như thế nào?

Sự ổn định là một chỉ số hiệu suất. Giống như mọi chỉ số đáng theo dõi, nó được tạo dựng bằng cách neo kế hoạch sản xuất vào thực tế, không phải một thứ có cũng được mà bạn ước ao sau khi kế hoạch sụp đổ.